Politique d’utilisation acceptable de la vérification des locataires

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La présente Politique d’utilisation acceptable de la vérification des locataires (la « Politique ») établit les règles applicables à toute entreprise et à toute personne qui utilise la Plateforme exploitée par on Carousel Inc. pour vérifier des candidats locataires — propriétaires, gestionnaires immobiliers, courtiers et agents, ainsi que leurs équipes. Elle fait partie de nos Conditions générales (les « Conditions ») et s’applique parallèlement à notre Politique de confidentialité.

Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis aux présentes ont le sens qui leur est donné dans les Conditions générales, notamment « Plateforme », « Demande », « Partie requérante », « Étape de vérification » et « Résultat de vérification ». Dans la présente Politique, « vous » désigne la personne ou l’entreprise qui détient un compte sur la Plateforme et qui agit à titre de Partie requérante, et « Candidat » désigne une personne que vous soumettez à une vérification au moyen de la Plateforme, notamment un cocandidat ou un garant.

En créant un compte, en acceptant la présente Politique lors de votre inscription ou en envoyant une vérification, vous acceptez de la respecter. Si vous avez signé avec nous une entente qui comprend sa propre Politique d’utilisation acceptable et de conformité, cette annexe continue de s’appliquer à vous, et la présente Politique s’applique à tout ce que cette annexe ne couvre pas.

#1. À qui s’applique la présente Politique

• Vous et votre équipe. La présente Politique s’applique à vous et à toute personne que vous autorisez à utiliser votre compte — employés, membres de l’espace de travail, gestionnaires immobiliers, ainsi que courtiers ou agents agissant en votre nom (vos « Membres de l’équipe »). Vous êtes responsable de l’utilisation qu’ils font de la Plateforme, vous devez vous assurer qu’ils respectent la présente Politique et vous devez retirer promptement l’accès d’un Membre de l’équipe si vous apprenez qu’il y a contrevenu.
• Courtiers et agents. Un courtier ou un agent peut utiliser la Plateforme et ses résultats pour le compte du propriétaire de l’immeuble ou du locateur pour lequel il agit dans le cadre de cette location, et ne peut communiquer les résultats qu’aux personnes qui en ont besoin pour cette décision de location.
• Applications connectées. La présente Politique s’applique également à tout logiciel que vous connectez à votre compte, notamment vos propres systèmes au moyen de l’API Carousel et les assistants d’IA que vous connectez au moyen de « Sign in with Carousel ». Ce qu’une application connectée fait des renseignements qu’elle reçoit relève de votre responsabilité en tant que titulaire du compte qui l’a approuvée.
• Vérification des locataires uniquement. La présente Politique vise la vérification des locataires. Une vérification ou un résultat de vérification des locataires ne doit jamais être utilisé pour effectuer une vérification à des fins d’emploi, de prêt ou d’assurance, ni à aucune autre fin. Les autres produits de Carousel sont offerts selon leurs propres conditions.

#2. Fin permise

• Un candidat réel pour une location réelle. Vous ne pouvez utiliser la Plateforme que pour évaluer un Candidat précis et identifiable qui a présenté une demande en vue d’une location projetée véritable d’un logement dont vous êtes propriétaire, que vous gérez ou pour lequel vous agissez.
• États-Unis. Pour un immeuble situé aux États-Unis, il s’agit de la fin admissible relative à la vérification des locataires reconnue par l’article 604(a)(3)(F) de la Fair Credit Reporting Act.
• Uniquement ce qui est nécessaire. Ne recueillez que les renseignements, et n’effectuez que les vérifications, raisonnablement nécessaires pour évaluer le Candidat en tant que locataire — par exemple, sa capacité à payer le loyer, son historique de location et sa volonté de respecter les conditions du bail.
• Une location à la fois. N’utilisez un résultat que pour la demande pour laquelle il a été commandé. Si un Candidat partage avec vous une Demande existante, ne l’utilisez que pour la location pour laquelle il l’a partagée.
• Annonces réelles uniquement. N’annoncez pas un logement qui n’est pas réellement disponible, ni n’utilisez quelque annonce que ce soit, comme moyen de recueillir des renseignements sur les candidats.

#3. Consentement du Candidat

• Le consentement d’abord. Carousel demande à chaque Candidat son consentement dans le parcours hébergé par Carousel — et, lorsque la loi l’exige, son autorisation écrite relative à un rapport de consommateur — avant la collecte de tout renseignement ou l’exécution de toute Étape de vérification. Effectuer une vérification avant l’obtention du consentement n’est pas permis.
• Aucun contournement. Vous ne devez pas configurer ni utiliser un flux de travail d’une manière qui omet, masque ou modifie l’étape de consentement, et vous ne devez pas effectuer une Étape de vérification à l’égard de quiconque sans sa participation.
• Les Candidats présentent eux-mêmes leur demande. Ne remplissez pas le parcours d’un Candidat et ne donnez pas de consentement en son nom. Chaque cocandidat et chaque garant remplit son propre parcours et donne son propre consentement.
• Vous demeurez responsable. Vous devez disposer d’un fondement légal pour vérifier chaque Candidat. Le consentement que recueille Carousel ne remplace pas vos propres obligations en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels et des lois relatives aux rapports de consommateur.
• Avis que vous devez donner. Donnez aux Candidats, avant la vérification, tout avis exigé par la loi du lieu où se trouve l’immeuble — dans certains États et certaines villes des États-Unis, par exemple, vos critères de vérification et vos frais.
• Retrait du consentement. Un Candidat peut retirer son consentement en tout temps. S’il le fait, n’effectuez plus aucune vérification à l’égard de ce Candidat.
• Registres des consentements. Carousel tient un registre de chaque consentement, notamment la date, l’heure et la version de l’avis accepté, et peut le mettre à votre disposition sur demande.

#4. Ce que vous ne pouvez pas faire

Sans limiter la portée des autres dispositions de la présente Politique, vous ne devez pas faire ce qui suit, et vous ne devez permettre à aucune personne utilisant votre compte de le faire :

• vérifier quiconque n’a pas présenté de demande de location auprès de vous, ou utiliser la Plateforme pour rechercher, surveiller, suivre ou compiler des renseignements sur des personnes de façon générale ;
• utiliser quelque résultat que ce soit pour exercer une discrimination fondée sur un motif protégé par la loi (section 5) ;
• vendre, revendre, louer, concéder sous licence, publier ou autrement transmettre des résultats à quiconque sans fondement légal — la revente ou la redistribution commerciale requiert une entente écrite distincte avec Carousel ;
• utiliser des résultats à des fins de marketing, pour constituer des listes ou des profils, ou à toute fin à laquelle le Candidat n’a pas consenti ;
• partager des identifiants de connexion, ou utiliser la Plateforme pour le compte d’une autre entreprise qui n’est ni vous ni l’un de vos Membres de l’équipe ;
• exiger, ou déclarer exiger, qu’un Candidat achète une vérification Carousel comme condition pour présenter une demande (section 9) ;
• soumettre de faux renseignements, se faire passer pour une autre personne ou envoyer une vérification au nom d’une autre personne ;
• tenter de réidentifier des données dépersonnalisées, moissonner les données de la Plateforme, la sonder, en faire l’ingénierie inverse ou en entraver le fonctionnement, contourner les limites d’utilisation ou les contrôles de sécurité, ou utiliser la Plateforme pour créer un produit concurrent ; ou
• utiliser la Plateforme en contravention des lois applicables, notamment les lois sur les droits de la personne, sur l’équité en matière de logement, sur la protection des renseignements personnels, sur les rapports de consommateur et sur la protection du consommateur.

#5. Équité en matière de logement et non-discrimination

Vous ne devez pas utiliser la Plateforme, ni aucun résultat, pour traiter un Candidat différemment en raison d’un motif protégé par les lois sur les droits de la personne ou sur l’équité en matière de logement du lieu où se trouve l’immeuble. Les listes ci-dessous constituent un résumé et non un énoncé complet du droit applicable.

5.1 Canada

• Québec (Charte des droits et libertés de la personne, art. 10) : race, couleur, origine ethnique ou nationale ; religion ; sexe, identité ou expression de genre, grossesse, orientation sexuelle ; état civil ; âge, sauf dans la mesure prévue par la loi ; convictions politiques ; langue ; condition sociale ; handicap ou utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap.
• Ontario (Code des droits de la personne, logement) : race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique ; citoyenneté ; croyance ; sexe (notamment la grossesse), orientation sexuelle, identité sexuelle, expression de l’identité sexuelle ; âge ; état matrimonial et situation de famille ; handicap ; état d’assisté social.
• Colombie-Britannique (Code des droits de la personne) : race, couleur, ascendance, lieu d’origine ; religion ; état matrimonial et situation de famille ; handicap physique ou mental ; sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ; âge ; source de revenu légale.
• Alberta (Alberta Human Rights Act, art. 5) : race, couleur, ascendance, lieu d’origine ; croyances religieuses ; genre (notamment la grossesse), identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle ; handicap physique et mental ; âge ; état matrimonial et situation de famille ; source de revenu.
• Autres provinces et territoires. Les motifs prévus par la législation locale sur les droits de la personne s’appliquent.

5.2 États-Unis

La loi fédérale Fair Housing Act protège contre la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’origine nationale ; la religion ; le sexe (notamment l’orientation sexuelle et l’identité de genre) ; la situation familiale (notamment les enfants de moins de 18 ans et la grossesse) ; et le handicap. De nombreux États et villes ajoutent d’autres motifs — couramment la source de revenu (notamment les bons d’aide au logement), l’âge, l’état matrimonial, le statut de militaire ou d’ancien combattant, le statut d’immigration ou de citoyenneté, l’ascendance et, à certains endroits, les antécédents criminels — et ces motifs vous lient à l’égard des immeubles qui y sont situés.

5.3 Critères équitables

• Ne posez pas de questions sur les motifs protégés. Ne posez pas de questions, et n’ajoutez pas à un flux de travail de questions, visant à obtenir des renseignements sur un motif protégé, sauf si la loi le permet expressément. En particulier, ne posez pas de questions sur le statut d’immigration ou le statut légal d’un Candidat au Canada.
• Les mêmes règles pour tous. Appliquez les mêmes critères de vérification à tous les Candidats pour un même logement.
• Aucun refus automatique pour un dossier peu étoffé. Un historique de crédit ou de location limité ou inexistant ne doit pas, à lui seul, disqualifier un Candidat qui peut démontrer qu’il est en mesure de payer par d’autres moyens raisonnables.
• Règles relatives au revenu. En Ontario, n’utilisez les renseignements sur le revenu que conjointement avec d’autres renseignements permis, tels que les vérifications de crédit, les références de crédit et l’historique de location, comme l’exige le Règlement de l’Ontario 290/98 — jamais comme critère d’exclusion autonome. Aux États-Unis, là où s’appliquent des protections relatives à la source de revenu, fondez toute exigence de revenu sur la part du loyer qui revient au Candidat après déduction de tout bon d’aide au logement ou de toute subvention.
• Aucune exigence de NAS ou de SSN. N’exigez pas de numéro d’assurance sociale (NAS) comme condition pour présenter une demande. Aux États-Unis, n’exigez pas de numéro de sécurité sociale (SSN) lorsque le Candidat peut être vérifié par d’autres moyens légaux, et ne refusez pas un Candidat uniquement parce qu’il n’en a pas.

#6. Règles relatives aux agences d’évaluation du crédit, aux dossiers judiciaires et aux vérifications policières

6.1 Rapports de crédit

• Leur provenance. Les rapports de crédit sont produits par une agence d’évaluation du crédit titulaire d’un permis, et non par Carousel. Une vérification de crédit peut constituer une demande de renseignements approfondie qui figure au dossier de crédit du Candidat et peut avoir une incidence sur sa cote de crédit ; le parcours en informe le Candidat avant qu’elle soit effectuée.
• Attestations exigées par les agences d’évaluation du crédit. Avant que vous receviez des résultats de crédit, Carousel peut vous demander de confirmer votre identité et celle de votre entreprise et d’accepter les attestations qu’exigent ses agences d’évaluation du crédit — par exemple, que vous avez une fin admissible et que vous n’utiliserez pas le rapport en contravention des lois sur les droits de la personne, sur l’équité en matière de logement ou sur l’égalité des chances. Vos réponses doivent être véridiques, et vous devez faire en sorte qu’elles le demeurent.
• Utilisation et communication. N’utilisez un rapport de crédit que pour la décision de location pour laquelle il a été commandé, et ne le vendez ni ne le transmettez jamais.
• Examens par les agences d’évaluation du crédit. Les agences d’évaluation du crédit peuvent exiger que Carousel démontre qui a demandé un rapport et pour quelle raison. Vous acceptez de nous fournir les renseignements et l’aide dont nous avons raisonnablement besoin pour répondre à une telle demande.

6.2 Dossiers judiciaires et dossiers d’expulsion

• De quoi il s’agit. Les recherches de dossiers judiciaires et d’expulsion visent à repérer les dossiers publics des tribunaux judiciaires et administratifs qui correspondent au nom du Candidat et, pour certaines recherches, à sa date de naissance. Au Québec, ces dossiers proviennent des registres officiels des tribunaux.
• Une correspondance n’est pas une preuve. Un dossier peut concerner une autre personne portant le même nom. Confirmez qu’il se rapporte au Candidat avant de vous y fier, et ne considérez pas une correspondance comme la preuve d’une expulsion, à moins que le dossier ne fasse état d’une expulsion.
• Ce n’est pas une vérification du casier judiciaire. Une recherche dans les dossiers judiciaires du Québec n’est pas une vérification officielle du casier judiciaire : les dossiers ayant fait l’objet d’un pardon ou d’une purge, ainsi que les dossiers provenant de l’extérieur du Québec, n’y figureront pas. Ne la présentez pas comme telle.
• Un dossier n’est pas un verdict. Un dossier d’expulsion ou un autre dossier judiciaire ne disqualifie pas, à lui seul, un Candidat. Donnez-lui l’occasion de l’expliquer avant de prendre votre décision.
• Dossiers sans rapport. Ne refusez pas un Candidat en raison d’un dossier judiciaire qui n’a aucun rapport avec la location, comme une affaire de droit de la famille ou une plainte en matière de droits de la personne qu’il a déposée.
• Dossiers à usage restreint. Lorsque la loi du lieu où se trouve l’immeuble restreint l’utilisation des dossiers d’expulsion ou des dossiers judiciaires, respectez-la. Carousel peut limiter ou désactiver une recherche à ces endroits.

6.3 Vérifications policières et recherches en matière pénale

• À utiliser avec prudence. N’utilisez les renseignements sur les antécédents criminels que dans la mesure où la loi du lieu où se trouve l’immeuble le permet. N’imposez pas d’interdiction générale visant toute personne ayant un casier judiciaire, et ne refusez pas un Candidat en raison d’une arrestation ou d’une accusation qui n’a pas mené à une condamnation. Examinez toute condamnation au cas par cas — sa nature, le temps écoulé depuis qu’elle est survenue et sa pertinence au regard de la location.
• Lois sur la seconde chance. Lorsqu’un État ou une ville restreint ou interdit la vérification des antécédents criminels, n’effectuez pas de vérification policière ni de recherche en matière pénale pour cet immeuble, ou ne l’effectuez que dans les limites permises par cette loi.
• Explications et contestations. Permettez au Candidat d’expliquer tout constat, et orientez-le vers le fournisseur s’il soutient que le constat est erroné.

6.4 Vérification d’identité

• Identité uniquement. Un résultat de vérification d’identité confirme si un Candidat est bien la personne qu’il prétend être. Il ne s’agit pas d’un rapport de consommateur, et il ne doit pas être utilisé pour évaluer la solvabilité, le caractère, la réputation ou le mode de vie.
• Échecs aux causes innocentes. L’échec ou le résultat non concluant d’une vérification d’identité peut avoir des causes innocentes, comme une photo de mauvaise qualité ou un document expiré. Donnez au Candidat une possibilité raisonnable de réessayer ou de faire vérifier son identité d’une autre manière raisonnable avant de prendre une décision défavorable à son égard sur la seule base de ce résultat.

#7. Décisions, exactitude et contestations

• La décision vous appartient. Vous êtes seul à statuer sur chaque Demande. Carousel ne prend aucune décision de location et ne recommande ni l’acceptation ni le refus de qui que ce soit.
• Les résultats peuvent être erronés. Les résultats proviennent de fournisseurs tiers sur lesquels Carousel n’exerce aucun contrôle. Ne les considérez pas comme concluants, et vérifiez tout renseignement dont dépend votre décision avant de vous y fier.
• Une occasion de s’expliquer. Avant toute décision définitive fondée en tout ou en partie sur un résultat, donnez au Candidat une possibilité raisonnable de l’expliquer ou de le corriger. L’avis de consentement de Carousel informe les Candidats que vous le ferez.
• Si vous refusez. Si vous refusez un Candidat en vous fondant en tout ou en partie sur un rapport de consommateur ou sur un autre résultat, vous devez l’informer qu’un rapport a été utilisé et lui indiquer quel fournisseur l’a transmis, afin qu’il puisse le vérifier et le corriger, et vous devez donner tout avis exigé par la loi — aux États-Unis, l’avis de mesure défavorable prévu par la Fair Credit Reporting Act.
• Contestations. Si un Candidat conteste un résultat, orientez-le vers le fournisseur qui l’a produit, et réexaminez votre décision si les renseignements sont corrigés. Sur demande, Carousel indiquera à un Candidat quel fournisseur a produit un résultat.

#8. Traitement et conservation des rapports

• Besoin d’en connaître. Ne communiquez les résultats qu’aux personnes qui en ont besoin pour la décision de location.
• Aucune communication ultérieure. Ne transmettez pas de résultats à d’autres propriétaires, prêteurs, employeurs ou courtiers en données, ni à toute autre personne, même si le Candidat présente une demande ailleurs. Le Candidat qui souhaite réutiliser une Demande la partage lui-même.
• Ne conservez que ce dont vous avez besoin. Ne conservez les résultats qu’aussi longtemps que vous en avez besoin pour la décision de location et pour respecter vos obligations légales, puis supprimez-les. La suppression d’une vérification sur la Plateforme entraîne la suppression des résultats stockés avec celle-ci ; il vous incombe de sécuriser et de supprimer les copies que vous téléchargez, imprimez ou exportez dans vos propres systèmes.
• Assurez leur sécurité. Protégez les résultats au moyen de mesures de sécurité raisonnables, et contrôlez lesquels de vos Membres de l’équipe peuvent les consulter.
• Applications connectées et assistants d’IA. Avant de permettre à une application ou à un assistant d’IA de lire les résultats de candidats, assurez-vous d’être autorisé à les lui communiquer. L’activation de l’accès aux résultats confirme que vous ne les utiliserez que pour évaluer le Candidat et que vous êtes autorisé à les communiquer à cette application. Ce que l’application fait de ces résultats est régi par ses propres conditions, et vous pouvez la déconnecter en tout temps sous Développeurs → Clés.
• Signalez toute utilisation abusive. Si vous croyez que des résultats ont été consultés ou utilisés en contravention de la présente Politique, avisez-nous promptement à l’adresse privacy@oncarousel.com et aidez-nous à y remédier.

#9. Vérifications payées par le candidat et frais

• Facultative pour le Candidat. Lorsqu’un Candidat peut payer sa propre vérification Carousel, celle-ci doit demeurer facultative. Ne l’exigez pas, et ne déclarez pas qu’elle est exigée, comme condition pour présenter une demande.
• Autres façons de présenter une demande. Acceptez les demandes présentées par d’autres moyens raisonnables — par exemple, des documents et des renseignements que le Candidat vous remet directement — et ne refusez pas d’examiner la candidature d’un Candidat uniquement parce qu’il n’a pas acheté de vérification Carousel.
• Vérifications existantes. Si un Candidat détient déjà une vérification Carousel valide et la partage avec vous, acceptez-la plutôt que de lui demander d’en acheter une nouvelle.
• Limites applicables aux frais. Si vous exigez d’un Candidat des frais de demande ou de vérification, quels qu’ils soient, ou si vous lui faites assumer les coûts de vérification, respectez les limites applicables au lieu où se trouve l’immeuble. À certains endroits, ces frais ne sont pas permis du tout.

#10. Sécurité de votre compte

• Renseignements exacts. Veillez à l’exactitude des renseignements relatifs à votre compte et à votre entreprise. Carousel peut vérifier votre identité, ainsi que le fait que vous êtes véritablement un propriétaire ou une entreprise, avant de vous donner accès à certaines vérifications ou à certains résultats.
• Vos identifiants vous sont propres. Gardez confidentiels les mots de passe et les clés d’API, et ne partagez pas d’identifiants de connexion ; donnez plutôt à chaque Membre de l’équipe son propre accès. Vous êtes responsable des activités effectuées sous votre compte.
• Retirez les accès. Retirez l’accès d’un Membre de l’équipe lorsqu’il n’en a plus besoin, et déconnectez les applications que vous n’utilisez plus.
• Signalez une compromission. Si vous pensez que votre compte ou vos clés ont été compromis, avisez-nous immédiatement à l’adresse privacy@oncarousel.com.

#11. Registres, examens et coopération

• Ce que nous consignons. Carousel tient des registres des consentements des Candidats et des activités de votre compte, comme les vérifications envoyées et les applications connectées.
• Examens. Carousel peut examiner la manière dont un compte utilise la Plateforme afin de vérifier que la présente Politique est respectée, et peut demander pourquoi une vérification a été commandée ou comment des résultats ont été utilisés. Vous acceptez de répondre promptement et avec exactitude, et de coopérer avec nous, nos fournisseurs et les organismes de réglementation pour remédier à toute utilisation abusive.

#12. Mesures d’application : suspension et résiliation

• Suspension. Carousel peut suspendre l’accès de votre compte, d’un Membre de l’équipe ou d’une application connectée, ou y mettre fin, immédiatement si Carousel a des motifs raisonnables de croire que la présente Politique ou la loi a été enfreinte, ou que le maintien de l’accès crée un risque pour la sécurité.
• Vérifications annulées. Carousel peut annuler des vérifications et refuser le service lorsqu’elle a des motifs raisonnables de soupçonner une fraude ou une utilisation abusive.
• Manquement. Un manquement à la présente Politique constitue un manquement à votre entente avec Carousel. Lorsque la loi l’exige, ou afin de protéger les Candidats ou la Plateforme, Carousel peut signaler une utilisation abusive aux autorités ou au fournisseur concerné.

#13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. Les mises à jour sont publiées ici avec une date révisée et, en cas de modifications importantes, nous en aviserons les titulaires de compte par courriel ou dans la Plateforme avant leur entrée en vigueur. La version en vigueur au moment où vous envoyez une vérification régit cette vérification.

#14. Nous joindre

on Carousel Inc.
5101, rue Buchan, bureau 210, Montréal (Québec) H4P 1S4, Canada
Courriel : privacy@oncarousel.com