Politique d’utilisation acceptable de la vérification préemploi

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Carousel ne décide pas qui est embauché — c’est vous qui le décidez. La présente Politique établit la manière dont vous pouvez utiliser la vérification préemploi de Carousel. Elle fait partie de votre entente avec nous, avec nos Conditions générales et notre Politique de confidentialité. Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis aux présentes ont le sens qui leur est donné dans les Conditions. Dans la présente Politique, « vous » désigne le titulaire du compte employeur et toute personne qui agit sous ce compte ; « Candidat » désigne une personne que vous invitez à effectuer une vérification préemploi ; et « Rapport » désigne les résultats d’une vérification préemploi et les documents qui les appuient.

#1. À qui s’applique la présente Politique

• Votre compte et votre personnel. Elle s’applique à vous et à chaque membre de votre équipe que vous invitez, quel que soit son niveau d’accès.
• Toute personne qui agit pour vous. Les recruteurs, les agences de placement et les autres mandataires qui effectuent des vérifications préemploi au moyen de votre compte y sont assujettis, et vous demeurez responsable d’eux.
• Logiciels connectés. Toute application que vous connectez à votre compte et à laquelle vous permettez de lire les Rapports y est assujettie, et vous demeurez responsable de ce qu’elle fait des Rapports.
• Emploi uniquement. La présente Politique régit la vérification préemploi. La vérification des locataires est régie par la Politique d’utilisation acceptable de la vérification des locataires.

#2. Fin permise

• Un vrai poste, un vrai candidat. Vous ne pouvez soumettre à une vérification préemploi qu’une personne réellement envisagée pour un poste chez vous ou chez un client pour lequel vous recrutez.
• Une seule décision. Vous ne pouvez utiliser un Rapport que pour évaluer ce Candidat pour ce poste. Vous ne pouvez pas le réutiliser pour un autre poste, pour un autre candidat ou à toute autre fin que l’embauche sans une nouvelle vérification préemploi et un nouveau consentement.
• Uniquement ce dont le poste a besoin. Vous ne pouvez sélectionner que les vérifications pertinentes pour le poste.
• Aucun contournement. Vous ne pouvez pas utiliser Carousel pour obtenir des renseignements que vous ne pourriez pas légalement obtenir vous-même.

#3. Consentement du Candidat

• Le consentement d’abord. Aucune vérification n’est effectuée tant que le Candidat n’a pas donné son consentement dans le parcours propre à Carousel. Vous ne pouvez soumettre à une vérification préemploi aucune personne qui n’y a pas consenti dans ce parcours.
• Aucune pression, aucune substitution. Vous ne pouvez pas remplir le parcours pour le compte d’un Candidat, lui demander ses identifiants ni considérer un refus de consentir comme un motif de le pénaliser au-delà du fait de ne pas poursuivre la vérification préemploi.
• Vos propres obligations demeurent. Le consentement qu’un Candidat donne à Carousel ne remplace aucun avis, consentement ou divulgation que la loi vous oblige, vous, à lui fournir. Vous demeurez responsable de vos propres obligations en tant qu’employeur.

#4. Ce que vous ne pouvez pas faire

• Soumettre à une vérification préemploi une personne qui n’est pas Candidat à un véritable poste chez vous.
• Soumettre un employé actuel à une vérification dans le cadre du produit de vérification préemploi.
• Revendre, publier ou autrement distribuer des Rapports, ou les utiliser pour constituer votre propre base de données ou votre propre produit.
• Utiliser un Rapport, ou toute partie de celui-ci, à des fins de crédit, de location, d’assurance, de marketing ou à toute autre fin que la décision d’embauche pour laquelle il a été obtenu.
• Tenter de réidentifier, de moissonner, de soumettre à l’ingénierie inverse ou d’entraver la plateforme ou ses fournisseurs.
• Partager l’accès à votre compte avec une personne extérieure à votre organisation.

#5. Droits de la personne et non-discrimination

5.1 Généralités. Vous ne pouvez pas utiliser un Rapport, en tout ou en partie, pour prendre une décision d’embauche fondée sur un motif protégé par la législation applicable sur les droits de la personne. Les lois fédérales, provinciales et territoriales sur les droits de la personne s’appliquent à vous, et non à Carousel, et il vous incombe de savoir lesquelles s’appliquent au poste.

5.2 Antécédents criminels et pénaux.

• Québec. Vous ne pouvez pas refuser d’embaucher un Candidat, ni autrement le pénaliser, en raison d’une déclaration de culpabilité pour une infraction pénale ou criminelle qui n’a aucun lien avec l’emploi, ou en raison de toute déclaration de culpabilité à l’égard de laquelle un pardon ou une suspension du casier a été accordé. Lorsqu’une déclaration de culpabilité est révélée, vous devez évaluer son lien réel avec les fonctions du poste au regard des faits, plutôt que sur la base de suppositions.
• Ontario. Vous ne pouvez pas prendre une décision influencée par le casier judiciaire d’un Candidat, au sens que le Code des droits de la personne donne à ce terme.
• Colombie-Britannique, Terre-Neuve-et-Labrador, Île-du-Prince-Édouard, Yukon, Territoires du Nord-Ouest et Nunavut. La déclaration de culpabilité criminelle ou le casier judiciaire constitue un motif protégé en matière d’emploi dans ces ressorts, et il est formulé différemment dans chacun d’eux. Vous ne pouvez pas vous fonder sur une déclaration de culpabilité sans rapport avec l’emploi.
• Partout. Un antécédent révélé dans un Rapport ne constitue pas une décision. Vous devez tenir compte de la nature et de la gravité de l’infraction, du temps écoulé depuis qu’elle a été commise et de son incidence réelle sur les fonctions du poste, et vous devez être en mesure d’expliquer ce raisonnement.

5.3 Renseignements sur le crédit. Vous ne pouvez sélectionner une vérification de crédit que pour un poste dans lequel le Candidat aurait des responsabilités financières ou un accès à de l’argent ou à des systèmes financiers, et vous ne pouvez pas considérer les renseignements sur le crédit comme un indicateur indirect du caractère ou de la fiabilité.

5.4 Critères équitables. Appliquez les mêmes critères à tous les Candidats pour un même poste, fondez votre décision sur les exigences réelles du poste et consignez le fondement de votre décision.

#6. Règles applicables à certaines vérifications

6.1 Vérification d’identité. La vérification d’identité est incluse dans toute vérification préemploi. Elle confirme que le Candidat est bien la personne qu’il prétend être. Il ne s’agit pas d’une évaluation du caractère, et elle ne doit pas être utilisée comme telle.

6.2 Vérifications de crédit. Les vérifications de crédit sont facultatives et sont effectuées avec le consentement du Candidat, à une fin d’emploi, sous forme de demande de renseignements sommaire qui n’a aucune incidence sur la cote de crédit du Candidat.

6.3 Vérifications policières. Les vérifications policières sont facultatives et sont assujetties à la section 5.2 ainsi qu’à toute procédure prévue par la loi dans la province du Candidat, y compris tout droit du Candidat d’examiner le résultat avant qu’il ne vous soit communiqué.

6.4 Recherches en matière pénale au Québec et dossiers judiciaires. La consultation d’un dossier judiciaire québécois sous-jacent n’est pas offerte pour les Postes visés par la vérification préemploi. La recherche en matière pénale elle-même demeure assujettie à la section 5.2.

#7. Décisions, exactitude et possibilité pour le Candidat de répondre

• La décision vous appartient. Carousel n’approuve ni ne refuse de Candidats, ne leur attribue aucune note et ne recommande aucune issue. Rien dans un Rapport ne constitue une recommandation.
• Les résultats peuvent être erronés. Les dossiers peuvent être mal appariés, périmés ou incomplets. Vous ne devez pas considérer un Rapport comme concluant.
• Prévenez le Candidat avant de prendre une décision défavorable à son égard. Si un élément d’un Rapport devait être retenu contre un Candidat, vous devez lui indiquer de quoi il s’agit et lui donner une possibilité équitable d’y répondre ou de le corriger avant de rendre votre décision définitive.

#8. Traitement et conservation des Rapports

• Besoin d’en connaître. Ne donnez accès qu’aux membres de votre équipe qui participent à la décision d’embauche, et retirez leur accès lorsqu’ils n’en ont plus besoin.
• Aucune communication ultérieure. Ne transmettez pas de Rapport à l’extérieur de votre organisation, sauf si la loi l’exige ou si le Candidat y a consenti séparément.
• Conservation et suppression. Ne conservez les Rapports qu’aussi longtemps que vous en avez besoin pour la décision d’embauche et pour respecter toute exigence légale qui s’applique à vous, et pas plus longtemps.
• Logiciels connectés. Si vous connectez un logiciel à votre compte, vous êtes responsable de sa sécurité et de ce qu’il fait des Rapports.

#9. Les Candidats ne paient jamais

La vérification préemploi sur Carousel est payée par l’employeur. Vous ne pouvez pas facturer à un Candidat, directement ou indirectement, une vérification préemploi ou une partie de celle-ci, et vous ne pouvez pas faire d’un paiement une condition pour que sa candidature soit examinée.

#10. Sécurité de votre compte

• Veillez à l’exactitude des renseignements relatifs à votre compte et préservez la confidentialité de vos identifiants.
• Retirez promptement l’accès d’un membre de votre équipe lorsqu’il part ou change de fonctions.
• Avisez-nous sans délai si vous croyez que votre compte ou un Rapport a fait l’objet d’un accès non autorisé.

#11. Registres, examens et coopération

Nous consignons les vérifications préemploi envoyées, les Rapports consultés, les acceptations de politiques et les accès des logiciels connectés. Nous pouvons examiner l’activité du compte afin de confirmer le respect de la présente Politique, et nous pouvons vous demander le poste et le fondement sur lequel une vérification préemploi a été effectuée.

#12. Mesures d’application

Si vous contrevenez à la présente Politique, nous pouvons suspendre les vérifications préemploi, annuler des vérifications préemploi en cours, restreindre l’accès aux Rapports ou résilier votre compte, dans chaque cas moyennant un avis lorsqu’il est raisonnable d’en donner un. Les manquements graves ou répétés peuvent être signalés lorsque la loi l’exige.

#13. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique. La version en vigueur est publiée à l’adresse oncarousel.com/fr/employment-acceptable-use-policy, et nous aviserons les titulaires de compte de toute modification importante. Chaque acceptation est consignée en lien avec la version alors en vigueur.

#14. Nous joindre

on Carousel Inc., 5101, rue Buchan, bureau 210, Montréal (Québec) H4P 1S4, Canada. Responsable de la protection des renseignements personnels : Charles Papazian, privacy@oncarousel.com.