Conditions de la vérification préemploi
À l’intention des employeurs qui utilisent la vérification préemploi sur le Carousel Portal · Canada
| Document | Conditions de la vérification préemploi (à l’intention des employeurs) |
|---|---|
| Version | 2026-10-12 · En vigueur le 12 octobre 2026 |
| Accepté par | Le titulaire du compte employeur, lors de la première vérification préemploi, au moyen de l’écran d’acceptation figurant à l’annexe 1 |
| S’applique parallèlement à | Conditions générales de Carousel · Politique de confidentialité · Politique d’utilisation acceptable de la vérification préemploi · Addenda relatif au traitement des données et à la protection des renseignements personnels |
| Document correspondant | Conditions de la vérification préemploi (à l’intention des candidats), acceptées par le candidat dans le parcours de demande |
Place du présent document. Les présentes Conditions régissent la relation commerciale et juridique entre Carousel et un employeur qui utilise la vérification préemploi. La Politique d’utilisation acceptable régit la manière dont les vérifications préemploi et leurs résultats peuvent être utilisés, et elle est intégrée aux présentes par renvoi plutôt que reproduite. Lorsqu’un employeur a signé un Contrat-cadre de services et un Bon de commande, ce contrat prévaut, et les présentes Conditions s’appliquent à tout ce qu’il ne prévoit pas pour le produit de vérification préemploi.
- 1. Définitions
- 2. Votre compte et votre espace de travail
- 3. Ce que Carousel fait, et ne fait pas
- 4. Vérifications préemploi et Vérifications
- 5. Vos obligations en tant qu’employeur
- 6. Consentement du Candidat
- 7. Résultats, membres de votre équipe et logiciels connectés
- 8. Exactitude, corrections et contestations
- 9. Protection des données et conservation
- 10. Frais et paiement
- 11. Durée, suspension et résiliation
- 12. Vos déclarations
- 13. Exonérations de responsabilité
- 14. Limitation de responsabilité
- 15. Indemnisation
- 16. Confidentialité
- 17. Modifications des présentes Conditions
- 18. Droit applicable, règlement des différends et langue
- 19. Nous joindre
- Annexe 1 — Écran d’acceptation
- Annexe 2 — Vérifications et fournisseurs
1. Définitions
Dans les présentes Conditions :
- « Carousel » et « nous » désignent on Carousel Inc.
- « Vous » désigne l’organisation qui accepte les présentes Conditions, ainsi que toute personne qui agit sous son compte.
- « Candidat » désigne une personne que vous invitez à effectuer une vérification préemploi.
- « Poste » désigne l’enregistrement du poste dans votre espace de travail à l’égard duquel une vérification préemploi est effectuée, y compris la province que vous y inscrivez.
- « Vérification » désigne une vérification individuelle énumérée à l’annexe 2.
- « Rapport » désigne les résultats d’une vérification préemploi, ainsi que les documents et les dossiers qui les appuient.
- « PUA » désigne la Politique d’utilisation acceptable de la vérification préemploi, telle qu’elle est publiée et modifiée de temps à autre.
- « Fournisseur » désigne un tiers qui effectue une Vérification ou qui fournit des données à cette fin.
- « Logiciel connecté » désigne toute application que vous connectez à votre compte au moyen de notre API ou d’une intégration.
2. Votre compte et votre espace de travail
- Qui peut accepter. La personne qui accepte les présentes Conditions confirme qu’elle est autorisée à lier l’organisation dont le nom figure au compte.
- Membres de votre équipe. Vous pouvez inviter des membres de votre équipe dans votre espace de travail avec un accès « Consultation seulement » ou « Peut vérifier ». Vous êtes responsable de tout ce qui est fait sous votre compte, y compris par les membres de votre équipe et par toute personne qui agit pour vous, comme un recruteur ou une agence de placement.
- Gestion rigoureuse des accès. Vous ne donnerez accès qu’aux personnes qui en ont besoin pour une décision d’embauche, et vous retirerez promptement leur accès lorsqu’elles n’en ont plus besoin.
- Identifiants. Vous préserverez la confidentialité des identifiants du compte, vous ne partagerez pas l’accès au compte à l’extérieur de votre organisation et vous nous aviserez sans délai si vous croyez que votre compte ou un Rapport a fait l’objet d’un accès non autorisé.
- Renseignements exacts. Vous tiendrez à jour les renseignements de votre organisation ainsi que les coordonnées de vos personnes-ressources pour la facturation et pour la protection des renseignements personnels.
3. Ce que Carousel fait, et ne fait pas
Carousel est une infrastructure de vérification. Nous recueillons le consentement du Candidat, effectuons par l’intermédiaire de nos Fournisseurs les Vérifications que vous sélectionnez et vous transmettons les résultats.
- Nous ne décidons pas. Carousel n’approuve, ne refuse, ne classe, ne note ni ne recommande aucun Candidat. Chaque décision d’embauche relève de vous seul.
- Nous ne conseillons pas. Rien dans la Plateforme, la PUA, les présentes Conditions ou nos canaux de soutien ne constitue, à votre intention, un conseil juridique, en ressources humaines ou en matière de conformité. Il vous incombe de connaître et de respecter les obligations qui s’appliquent à vous en tant qu’employeur.
- Nous n’interprétons pas. Un Rapport indique ce qu’un Fournisseur a transmis. Il n’indique pas si un résultat est pertinent pour un Poste, si vous pouvez légalement agir sur la foi de ce résultat ni s’il suffit pour prendre une décision.
- Nous ne sommes pas l’employeur. Aucun élément de la Plateforme ne crée de relation entre Carousel et un Candidat autre que celle qui est décrite dans les conditions à l’intention des candidats.
4. Vérifications préemploi et Vérifications
- Déroulement d’une vérification préemploi. Vous créez un Poste, invitez un Candidat par courriel et sélectionnez les Vérifications. Le Candidat remplit le parcours sur les pages propres à Carousel et y donne son consentement. Aucune Vérification n’est effectuée avant ce consentement.
- La vérification d’identité est toujours incluse. Toute vérification préemploi comprend une vérification biométrique de l’identité. Les autres Vérifications sont facultatives et sélectionnées par vous.
- Province. Certaines Vérifications ne sont offertes que pour les Postes inscrits dans une province donnée. Il vous incombe d’inscrire avec exactitude la province du Poste, et vous reconnaissez que les Vérifications qui vous sont offertes, ainsi que les règles applicables, en dépendent.
- Fournisseurs. Les Vérifications sont effectuées par les Fournisseurs énumérés à l’annexe 2. Nous pouvons remplacer un Fournisseur moyennant un avis lorsque la Vérification et sa teneur demeurent essentiellement équivalentes.
- Délais et disponibilité. Le délai de traitement varie selon la Vérification et le Fournisseur, et certaines Vérifications dépendent de dossiers détenus par des tribunaux et des services de police. Nous ne garantissons aucun délai de traitement.
- Âge minimal. La vérification préemploi n’est offerte que pour les Candidats âgés de 18 ans ou plus. Le parcours ne se poursuivra pas pour un Candidat qui indique avoir moins de 18 ans, et vous ne pouvez pas utiliser la Plateforme pour soumettre un mineur à une vérification.
- Dossiers judiciaires. La consultation d’un dossier judiciaire québécois sous-jacent n’est pas offerte pour les Postes visés par la vérification préemploi.
- Les Candidats ne paient jamais. La vérification préemploi est payée par vous. Vous ne pouvez pas facturer à un Candidat, directement ou indirectement, une vérification préemploi ou une partie de celle-ci, ni faire d’un paiement une condition pour que sa candidature soit examinée.
5. Vos obligations en tant qu’employeur
5.1 La Politique d’utilisation acceptable. Vous respecterez la PUA, qui fait partie intégrante des présentes Conditions. En cas de conflit entre la PUA et les présentes Conditions quant à l’utilisation permise d’un Rapport, la PUA prévaut.
5.2 Fin permise. Vous ne soumettrez à une vérification préemploi qu’une personne réellement envisagée pour un véritable Poste, vous ne sélectionnerez que les Vérifications pertinentes pour ce Poste et vous n’utiliserez chaque Rapport que pour évaluer ce Candidat pour ce Poste.
5.3 Décisions licites. Vous n’utiliserez pas un Rapport, en tout ou en partie, pour prendre une décision fondée sur un motif protégé par la législation applicable sur les droits de la personne, et vous respecterez les règles de la PUA relatives aux antécédents criminels et pénaux et aux renseignements sur le crédit.
5.4 Vos propres obligations légales subsistent. Le consentement qu’un Candidat donne à Carousel ne vous libère d’aucune obligation d’avis, de consentement, de divulgation ou de tenue de registres que la loi vous impose à vous. Vous demeurez seul responsable de ces obligations, y compris celles qui s’appliquent avant l’obtention d’un Rapport et celles qui s’appliquent en cas de décision défavorable.
5.5 Avant qu’un résultat ne soit retenu contre un Candidat. Si un élément d’un Rapport devait être retenu contre un Candidat, vous lui indiquerez de quoi il s’agit et lui donnerez une possibilité équitable d’y répondre ou de le corriger avant que votre décision ne devienne définitive.
5.6 Registres. Vous tiendrez un registre du fondement de chaque décision d’embauche pour laquelle un Rapport a été utilisé, et vous nous le fournirez sur demande raisonnable lorsque nous répondons à une plainte d’un Candidat ou à un organisme de réglementation.
6. Consentement du Candidat
- Le consentement est recueilli par Carousel dans notre propre parcours, sous le nom du Candidat, et il est consigné en lien avec le Candidat, le Poste, les Vérifications sélectionnées, la version du libellé et l’horodatage.
- Vous ne pouvez pas remplir le parcours pour le compte d’un Candidat, demander ses identifiants à un Candidat, ni obtenir un consentement à l’extérieur du parcours et nous demander d’agir sur la foi de celui-ci.
- Un Candidat peut refuser, et il peut retirer son consentement avant qu’une Vérification soit terminée. Vous ne pénaliserez pas un Candidat qui refuse, au-delà du fait de ne pas poursuivre la vérification préemploi.
- Nous vous informerons qu’un Candidat a refusé une vérification préemploi ou s’en est retiré. Nous ne vous dirons pas pourquoi.
7. Résultats, membres de votre équipe et logiciels connectés
- Accès. Les Rapports sont accessibles dans votre espace de travail et peuvent être téléchargés en format PDF. Les membres de votre équipe que vous invitez peuvent les consulter selon leur niveau d’accès.
- Logiciel connecté. Vous pouvez connecter un logiciel et lui permettre de lire les Rapports. Vous êtes responsable de ce logiciel, de sa sécurité et de tout ce qu’il fait des Rapports, comme si vous l’aviez fait vous-même. Vous confirmez, au moment de la connexion, que vous êtes autorisé à lui communiquer les Rapports.
- Aucune communication ultérieure. Vous ne transmettrez pas de Rapport à l’extérieur de votre organisation, sauf si la loi l’exige ou si le Candidat y a consenti séparément, et vous ne revendrez, ne publierez ni ne redistribuerez de Rapports, ni ne les utiliserez pour constituer une base de données ou un produit.
- Aucune utilisation secondaire. Vous n’utiliserez pas un Rapport, ni aucune partie de celui-ci, à des fins de crédit, de location, d’assurance, de marketing ou à toute autre fin que la décision d’embauche pour laquelle il a été obtenu.
8. Exactitude, corrections et contestations
- Les dossiers peuvent être mal appariés, incomplets ou périmés. Un Rapport constitue un élément de preuve et non une preuve, et vous ne le considérerez pas comme concluant.
- Carousel ne modifie pas ce qu’un Fournisseur transmet. Lorsqu’un Candidat conteste un résultat, la contestation relève du Fournisseur qui l’a produit ; nous indiquerons de quel Fournisseur il s’agit et aiderons le Candidat à le joindre.
- Vous collaborerez avec nous et cesserez temporairement de vous fonder sur l’élément contesté d’un Rapport pendant le règlement d’une contestation dont nous vous avons avisé.
9. Protection des données et conservation
- Rôles. Dans le cadre de la vérification préemploi, vous déterminez la finalité de la vérification préemploi et vous êtes le responsable du traitement du Rapport à l’égard de votre décision d’embauche. Carousel traite les renseignements personnels des Candidats selon vos instructions à cette fin et, séparément, à titre de responsable du traitement pour les fins limitées décrites dans notre Politique de confidentialité, notamment la vérification d’identité, la prévention de la fraude, la facturation et la conformité légale.
- L’Addenda prévaut. Notre Addenda relatif au traitement des données et à la protection des renseignements personnels s’applique à ce traitement et prévaut sur la présente section en cas de conflit.
- Conservation. Nous conservons les Rapports et les documents qui les appuient pendant la période indiquée dans l’Addenda, après quoi ils sont supprimés ou dépersonnalisés. Vous ne conserverez les Rapports qu’aussi longtemps que vous en avez besoin pour la décision d’embauche et pour respecter toute exigence légale qui s’applique à vous.
- Suppression. Vous pouvez supprimer un Rapport de votre espace de travail en tout temps. Certains dossiers que nous devons conserver à des fins de facturation, d’audit, de règlement des différends ou à des fins juridiques subsistent après la suppression.
- Sécurité. Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements. Vous ferez de même pour les Rapports dès qu’ils sont entre vos mains ou entre celles de votre Logiciel connecté.
- Demandes des Candidats. La demande d’un Candidat visant à accéder à des renseignements détenus aux fins de votre décision d’embauche, à les faire rectifier ou à les faire supprimer devrait vous être adressée. Nous vous redirigerons ces demandes et vous aiderons à y répondre.
10. Frais et paiement
- Les frais sont ceux qui sont indiqués dans la Plateforme ou dans votre Bon de commande, et ils sont facturés par Vérification ou en jetons, selon le cas. Les prix s’entendent taxes en sus.
- Une Vérification effectuée est payable, que vous utilisiez ou non le résultat et que le Candidat soit embauché ou non.
- Lorsque vous payez pour consulter un dossier judiciaire ou obtenir un dossier sous-jacent, ces frais sont distincts et payables selon les mêmes modalités.
- Les sommes impayées peuvent entraîner la suspension de la vérification préemploi conformément à la section 11.
11. Durée, suspension et résiliation
- Les présentes Conditions s’appliquent à compter de leur acceptation jusqu’à la fermeture de votre compte ou jusqu’à leur remplacement.
- Nous pouvons suspendre la vérification préemploi, annuler des vérifications préemploi en cours, restreindre l’accès aux Rapports ou résilier votre compte si vous contrevenez aux présentes Conditions ou à la PUA, si un Fournisseur l’exige ou si la loi nous y oblige — moyennant un avis lorsqu’il est raisonnable d’en donner un, et immédiatement dans le cas contraire.
- À la résiliation, votre accès aux Rapports prend fin. Exportez tout ce que vous devez conserver avant de fermer votre compte.
- Les sections 5.4, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16 et 18 survivent à la résiliation.
12. Vos déclarations
Chaque fois que vous envoyez une vérification préemploi, vous déclarez que :
- le Candidat est réellement envisagé pour le Poste ;
- les renseignements relatifs au Poste, y compris sa province, sont exacts ;
- chaque Vérification que vous avez sélectionnée est pertinente pour ce Poste ;
- le Candidat est âgé de 18 ans ou plus, à votre connaissance ;
- vous avez le droit d’obtenir les renseignements à cette fin et vous ne les utiliserez qu’à cette fin ; et
- vous avez respecté, et respecterez, vos propres obligations légales envers le Candidat.
13. Exonérations de responsabilité
La Plateforme et les Rapports sont fournis « tels quels » et « selon leur disponibilité ». Dans toute la mesure permise par la loi, Carousel exclut toute garantie, expresse ou implicite, notamment de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier et d’absence de contrefaçon. Nous ne garantissons pas qu’un Rapport est complet, exact ou à jour, qu’un dossier existe ou n’existe pas, ni que la Plateforme fonctionnera sans interruption ni erreur. Aucune disposition de la présente section ne limite une garantie qui ne peut légalement être exclue.
14. Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure permise par la loi, aucune des parties n’est responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, ni de la perte de profits, de revenus, d’achalandage ou d’économies prévues. La responsabilité globale de Carousel découlant des présentes Conditions ou s’y rapportant est limitée aux frais que vous nous avez payés pour la vérification préemploi au cours des douze mois précédant l’événement donnant lieu à la réclamation. Ces limites ne s’appliquent pas à vos obligations de paiement, au manquement de l’une ou l’autre des parties à ses obligations de confidentialité, ni à la responsabilité qui ne peut légalement être limitée.
15. Indemnisation
Vous indemniserez Carousel et la tiendrez indemne à l’égard des réclamations, des pertes et des frais raisonnables découlant : de votre utilisation d’un Rapport ; de toute décision d’embauche que vous prenez ; de votre manquement aux présentes Conditions ou à la PUA ; de votre défaut de respecter vos propres obligations légales envers un Candidat ; et des actes des membres de votre équipe, de vos mandataires et de votre Logiciel connecté.
16. Confidentialité
Chaque partie préservera la confidentialité des renseignements non publics de l’autre partie et ne les utilisera qu’aux fins des présentes Conditions. Les renseignements personnels des Candidats sont régis par la section 9 et par l’Addenda plutôt que par la présente section.
17. Modifications des présentes Conditions
Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions. Nous aviserons la personne-ressource inscrite au compte de toute modification importante avant son entrée en vigueur, et la version en vigueur est publiée à l’adresse oncarousel.com/fr/employment-screening-terms. La poursuite de l’utilisation après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation. Chaque acceptation est consignée en lien avec la version alors en vigueur.
18. Droit applicable, règlement des différends et langue
Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, et les parties se soumettent à la compétence des tribunaux du district judiciaire de Montréal. Une version française des présentes Conditions est fournie et, pour les employeurs au Québec, c’est elle qui prévaut.
19. Nous joindre
on Carousel Inc., 5101, rue Buchan, bureau 210, Montréal (Québec) H4P 1S4, Canada. Responsable de la protection des renseignements personnels : Charles Papazian, privacy@oncarousel.com. Questions sur les présentes Conditions : legal@oncarousel.com. Demandes des candidats : support@oncarousel.com.
Annexe 1 — L’écran d’acceptation
Affiché une seule fois, avant la première vérification préemploi d’un employeur. Rien ne peut être envoyé tant qu’il n’a pas été accepté.
L’écran
Carousel · Configurer la vérification préemploi
Trois choses avant votre première vérification préemploi
Les décisions d’embauche font l’objet de contestations. Ces trois habitudes sont ce qui rend les vôtres défendables — et ce sont elles que vous vous engagez à respecter.
- Vérifiez de vrais candidats, avec leur consentement. Uniquement des personnes que vous envisagez réellement pour un poste chez vous. Elles donnent leur consentement dans le parcours propre à Carousel — vous ne le recueillez jamais vous-même — et vous choisissez uniquement les vérifications dont le poste a réellement besoin.
- Utilisez chaque rapport pour cette seule décision. Pas pour un autre poste, ni pour un autre candidat, ni à aucune autre fin. Et ne fondez jamais une décision sur un motif protégé par les lois sur les droits de la personne — un antécédent figurant dans un rapport est une information, pas une conclusion.
- Prévenez le candidat avant que cela ne soit retenu contre lui. Si un élément d’un rapport devait peser contre une personne, dites-lui de quoi il s’agit et donnez-lui une chance équitable d’y répondre ou de le corriger avant de décider. Les dossiers sont erronés plus souvent qu’on ne le pense.
Case à cocher : J’ai l’autorisation d’accepter au nom de mon organisation, et j’accepte les Conditions de la vérification préemploi et la Politique d’utilisation acceptable de la vérification préemploi.
Bouton : Accepter et continuer
Texte définitif
| N° | Titre | Texte d’appui | Régi par |
|---|---|---|---|
| 1 | Vérifiez de vrais candidats, avec leur consentement. | Uniquement des personnes que vous envisagez réellement pour un poste chez vous. Elles donnent leur consentement dans le parcours propre à Carousel — vous ne le recueillez jamais vous-même — et vous choisissez uniquement les vérifications dont le poste a réellement besoin. | Conditions § 5.2, § 6 · PUA § 2, § 3 |
| 2 | Utilisez chaque rapport pour cette seule décision. | Pas pour un autre poste, ni pour un autre candidat, ni à aucune autre fin. Et ne fondez jamais une décision sur un motif protégé par les lois sur les droits de la personne — un antécédent figurant dans un rapport est une information, pas une conclusion. | Conditions § 5.2, § 5.3, § 7 · PUA § 2, § 4, § 5 |
| 3 | Prévenez le candidat avant que cela ne soit retenu contre lui. | Si un élément d’un rapport devait peser contre une personne, dites-lui de quoi il s’agit et donnez-lui une chance équitable d’y répondre ou de le corriger avant de décider. Les dossiers sont erronés plus souvent qu’on ne le pense. | Conditions § 5.5, § 8 · PUA § 7 |
La case à cocher
« J’ai l’autorisation d’accepter au nom de mon organisation, et j’accepte les Conditions de la vérification préemploi et la Politique d’utilisation acceptable de la vérification préemploi. »
Ce qui est consigné lors de l’acceptation
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Personne | Identifiant d’utilisateur, nom et adresse courriel de l’utilisateur qui accepte |
| Organisation | Identifiants du compte et de l’espace de travail |
| Documents | Identifiants de version des Conditions et de la PUA, tels qu’ils sont affichés |
| Type de vérification | Emploi (distinct de l’acceptation relative à la vérification des locataires sur le même compte) |
| Heure | Horodatage, avec fuseau horaire |
| Présentation | Langue affichée (EN/FR) et version exacte du texte en trois points |
Un compte qui a déjà accepté la politique relative à la vérification des locataires doit accepter celle-ci séparément — il s’agit de deux produits distincts assortis de règles différentes, et une acceptation unique et combinée aurait peu de valeur en cas de contestation.
Nouvelle acceptation
Une nouvelle acceptation est requise lorsque l’un ou l’autre des documents fait l’objet d’une modification importante. L’écran est affiché de nouveau avec une courte mention indiquant ce qui a changé ; les vérifications préemploi sont bloquées jusqu’à ce qu’il soit accepté.
Annexe 2 — Vérifications et fournisseurs
| Vérification | Disponibilité | Fournisseur | Ce qu’elle transmet |
|---|---|---|---|
| Vérification biométrique de l’identité | Toujours incluse | Onfido | Confirmation que le Candidat correspond à la pièce d’identité délivrée par un gouvernement qu’il a présentée, au moyen d’une vérification du document et d’une correspondance faciale biométrique avec détection du caractère vivant. |
| Vérification de crédit | Facultative | Equifax | Renseignements tirés du dossier de crédit, à une fin d’emploi. Effectuée sous forme de demande de renseignements sommaire, qui n’a aucune incidence sur la cote de crédit du Candidat. |
| Vérification policière | Facultative | FastKey | Vérification du casier judiciaire, faisant état des infractions et des déclarations de culpabilité telles que transmises par le service de police. |
| Recherche en matière pénale, Québec | Facultative — Postes inscrits au Québec seulement | SOQUIJ | Recherche dans les dossiers judiciaires du Québec en matière pénale. La consultation d’un dossier judiciaire sous-jacent n’est pas offerte pour les Postes visés par la vérification préemploi. Cette fonctionnalité n’est offerte que pour la vérification des locataires. |
La vérification préemploi ne comprend pas les dossiers judiciaires et d’expulsion ni la vérification des comptes bancaires et des revenus, qui sont des Vérifications propres à la vérification des locataires.
